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Ce que doit comprendre un bon plan de communication

Une communication efficace est un élément important de tout projet. Pour améliorer la communication, il est souvent utile de créer un plan détaillé sur la manière dont toutes les personnes impliquées dans le projet doivent communiquer entre elles. Cette stratégie s’appelle un plan de communication, et les organisations de toutes tailles peuvent l’utiliser.

Qu’est-ce qu’un plan de communication ?

Un plan de communication est un document qui détaille la manière dont les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes doivent communiquer entre eux. Il est utile pour améliorer la communication pendant un projet ou au sein d’une organisation. Les chefs de projet créent généralement un plan de communication au début d’un projet afin de s’assurer que toutes les personnes concernées disposent des informations nécessaires pour communiquer efficacement.

Éléments d’un plan de communication

Vous trouverez ci-dessous les éléments communs d’un plan de communication.

Objectifs

De nombreux plans de communication commencent par énumérer les objectifs du projet, ainsi que les objectifs de communication spécifiques des membres de l’équipe. Il peut également énumérer les objectifs de communication, qui peuvent inclure l’information du client sur les besoins du projet, le partage des rapports et la collecte de commentaires sur les prototypes et les plans.

Principales parties prenantes

Une partie prenante est une personne qui a un intérêt professionnel dans le projet. Les projets ont souvent des parties prenantes internes, comme le chef de projet, et des parties prenantes externes, comme les clients qui ont commandé un produit ou un service. Les plans de communication dressent souvent la liste des principales parties prenantes et de leurs coordonnées, telles que les adresses électroniques et les numéros de téléphone.

Membres de l’équipe

L’inscription de ces informations dans le plan de communication permet de s’assurer que chacun dispose des coordonnées des autres membres du groupe et sait qui contacter dans certaines situations.

Contenu pour les parties prenantes

Dans cette partie, vous pouvez décrire les types de contenu que vous prévoyez de partager avec vos parties prenantes. Cette section peut être la plus longue de votre plan de communication, car elle décrit toutes les informations que vos parties prenantes ou vos clients s’attendent à recevoir.

Calendrier des communications

Les plans de communication indiquent souvent quand certaines communications doivent avoir lieu.

Exemple de plan de communication

Vous trouverez ci-dessous un exemple de plan de communication qu’une organisation pourrait utiliser.

Projet

Campagne publicitaire PPC de trois mois.

Résumé

Conception et exécution d’une campagne publicitaire PPC pour le compte de WFproducts.

Objectifs de communication

Tenir les principales parties prenantes informées des progrès réalisés et des résultats de la campagne.

Les principales parties prenantes

• Julien Bourdillon : Chef de projet, JupiPub, JulienBourdillon@email.com, Tél : 544-565-5565
• Déline Forestier : Vice-présidente du marketing, WFproducts, DelineForestier@email.com, Tél : 532-545-5554

Membres de l’équipe

• Léandre Pan : Conception publicitaire, JupiPub, LeandrePan@email.com, Tél :544-555-5566
• Félicie Marion : Analyse publicitaire, JupiPub, FelicieMarion@email.com, Tél: 544-555-5567

Communications clés

Première réunion le 20/01/2023 à 9 heures :

• toutes les parties prenantes et les membres de l’équipe doivent être présents,
• une réunion en personne dans les bureaux de WFproducts,
• discussion des objectifs et des spécificités de la campagne publicitaire.

Annonce du lancement de la campagne :

• Julien Bourdillon adresse un courriel à Deline Forestier pour annoncer le lancement de la campagne,
• inclusion les détails des annonces initiales.

Communications quotidiennes sur le projet :

• Félicie et Léandre utilisent le courrier électronique pour communiquer régulièrement sur la campagne,
• les membres de l’équipe peuvent envoyer un courriel ou appeler Julien pour toute question,
• Julien transmet toutes les questions à Déline par téléphone.

Briefing sur le déroulement de la campagne :

• toutes les deux semaines, le lundi matin, à partir du 30 /01/2023,
• réunion en personne entre Julien Bourdillon et les membres de l’équipe,
• mises à jour sur les performances de toutes les publicités,
• Julien résume l’information et envoie un rapport par courriel à Déline Forestier après la réunion.

Résumé de la campagne :

• après l’achèvement de la campagne, vers le 14/04/2023,
• les membres de l’équipe résument les succès et les échecs de la campagne publicitaire à Julien,
• toutes les parties prenantes et les membres de l’équipe se réunissent chez WFproducts pour discuter des prochaines étapes.